Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.
При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.
Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001г. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами"). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.
Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие :
1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты.
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен.
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами.
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса". К нему могут быть открыты следующие субсчета :
а) 50.1 - Касса организации. Применяется для учета денежных средств в кассе. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и т. д.). В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.
б)50.2 - Операционная касса. Используется организациями, в составе которых имеются обособленные структурные подразделения (кассы товарных контор, остановочных пунктов, судов, билетные кассы портов, вокзалов, кассы отделений связи). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.
в)50.3 - Денежные документы. Используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет об их движении. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. К денежным документам не относятся: документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 "Нематериальные активы"), ценные бумаги (учитываются на счете 58 "Финансовые вложения"), бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности"), выкупленные у акционеров акции (счет 81 "Собственные акции (доли)").
Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги - это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний. » (Методические указания).
Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241 – 244 Трудового кодекса РФ).
Инвентаризация денежных средств в кассе производится:
В остальных случаях инвентаризация кассы (2017) осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.
Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:
Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).
Следует помнить, что любое решение - либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы - должно быть закреплено в учетной политике.
Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.
В ее состав обязательно включают:
Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).
Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.
Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.
Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом они подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.
Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и(или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.
Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 . Акт распечатывается в двух экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.
Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и(или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе - обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.
Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:
Инвентаризируя кассу фирмы, следует руководствоваться нормативными документами, регламентирующими данную процедуру. Удостоверьтесь, что проводимая инвентаризация осуществляется в соответствие с положениями ФЗ-402 «О бухучете» и приказа Минфина № 34н. Однако, основным документом, на который следует опираться при инвентаризации кассы, является Методология, утвержденная приказом Минфина №49. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО на УСН в 2018»
В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.
Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы. Вот основные из них:
При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.
Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:
В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:
В случае, если на момент начала проверки кассир не передал в бухгалтерию часть приходных или расходных ордеров, то их следует подать контролерам для проверки. Также кассир обязан передать проверяющим документ, отражающий информацию об остатках денег и документов в кассе (оборотно-сальдовая ведомость). Читайте также: → бухгалтерские оборотные ведомости (построение и назначение)
Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.
По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:
Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:
Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:
В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.
Выявленный излишек средств относится в счет прочих доходов компании: Дт 50 Кт 51. Что касается недостачи, то их сумма может быть покрыта как за счет виновного сотрудника, так и за счет средств организации. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ЕНВД в 2018»
С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы - в статье.
Цель проведения инвентаризации кассы - проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.
Существует два вида инвентаризаций кассы - плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.
Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:
Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание - п. 2.2 Методических указаний N 49).
Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание - п. 2.3 Методических указаний N 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются:
Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание - п. 2.3 Методических указаний № 49).
Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.
Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.
Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.
В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.
На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.
Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.
Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.
Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).
В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.
Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание - п. 2.9 Методических указаний № 49).
В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:
В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе - это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.
Ольга Ульянова
,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования - экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).
Законом РФ предусмотрена процедура описи наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП). И если есть касса - инвентаризации быть. Выясним, как правильно проводить ревизию наличных денег в кассе и какими документами оформлять её результаты.
Инвентаризация наличных денег в кассе проводится обязательно. Вопрос касается сроков. В одних случаях сроки проведения зафиксированы в локальных документах. Такая инвентаризация считается плановой, проводится по графику в удобные сроки (раз в неделю, месяц, год и т. д.). Внеплановая опись может начаться внезапно: по мере срочной необходимости. Эти моменты прописаны в Приказе Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 (Инструкция № 157н).
Что в кассе заслуживает пристального интереса проверяющих? Во-первых, это наличные деньги. У разных субъектов хозяйствования сумма в кассе отличается. Однако все деньги должны находиться на строгом учёте. Во-вторых, это ценные бумаги и бланки строгой отчётности.
Помимо промежуточных контрольных сверок результатов по кассе, выделяют обязательные (согласно методическим указаниям под номером 49 от 13.07.1995 с изменениями и дополнениями. Актуально в 2017 году).
К проведению описи допускаются все заинтересованные лица, документально перечисленные в приказе руководителя. К ним могут относиться представители бухгалтерской службы, начальники отделов. И, конечно, сам руководитель. Ведь законность ведения кассовых операций, их точность и легальность - вот основные моменты финансового контроля в организации (ИП).
Обратите внимание: материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, поскольку не может проверять само себя. МОЛ только присутствует при инвентаризации.
Проверка наличных денег в кассе предприятия (ИП) предполагает чёткий алгоритм действий. В том числе при оформлении сопроводительных документов.
В первую очередь, принимается решение (плановое или по обстоятельствам) о проведении описи. Чтобы приступить к инвентаризации, необходимо действовать по приведённому ниже плану.
Бланк по форме ИНВ-15 используется для отображения результатов описи денег в кассе.
Если ревизия кассы плановая, то чистых бланков понадобится 2 экземпляра (для бухгалтерии и материально ответственного лица). В случае внеплановой проверки - 3 экземпляра. Бланки обязательно должны быть в наличии.
При проведении инвентаризации все кассовые операции приостанавливаются.
Все члены комиссии, перечисленные в приказе, обязательно должны присутствовать при описи.
Все записи в бланке ИНВ-15 делаются без помарок и подчисток. Если необходимо внести изменения в бланк описи, они согласовываются всеми членов комиссии. Пример заполнения первой страницы бланка приведён ниже.
В бланке ИНВ-15 при заполнении выделяют 3 блока. Первый - сведения об организации, второй - опись данных при инвентаризации, третий - заполнение объяснительной записки.
Заполнение оборотной стороны бланка ИНВ-15 заключается в изложении причин, вызвавших недостачи или излишки. Если сумма денег в кассе совпадает с данными бухгалтерского учёта, соответствующий раздел остаётся пустым.
Руководитель издаёт приказ о проведении описи денег в кассы. Форма приказа ИНВ-22. На основании утверждённого приказа комиссия получает доступ к автоматизированному рабочему месту ответственного лица. В том числе к сведению принимаются все документы на бумажном носителе (приходные и расходные ордера, кассовая книга).
Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают имеющиеся в кассе наличные деньги и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть ПКО и РКО, которые не внесены в кассовую книгу в течение дня, то отражённые в них суммы берутся в расчёт.
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
Бланк приказа о проведении пересчёта денег в кассе приведён ниже.
Отдельной ведомости сверки при ревизии наличности в кассе законом РФ не предусмотрено. Все записи такого плана делаются в заполняемом при инвентаризации бланке ИНВ-15. Форма этого бланка поделена на три блока.
В первый блок вносятся сведения организационного типа: наименование организации, данные приказа об инвентаризации. А вот второй блок бланка уже содержит сведения о результатах сверки. Итог получают путём сопоставления полученной суммы при подсчёте с данными бухгалтерского учёта. Если имеются расхождения, то указывается сумма разницы.
Третий блок бланка ИНВ-15 заполняется в том случае, когда обнаружена разница между фактической суммой и данными бухгалтерии. Материально ответственное лицо пишет объяснительную записку, где поясняет причины случившегося.
Типичные просчёты, выявляемые при описи денежных средств, делятся на три группы.
С итогами описи руководитель, или лицо его заменяющее, знакомится лично. Затем принимается решение, как поступить с виновным лицом. Это решение заносится в бланк ИНВ-15.
Надо ответить, что все бланки по инвентаризации кассы хранятся до момента проверки налоговыми службами. Часто опись кассы проводится с участием представителей налоговой службы. В этом случае (при выявленных нарушениях) налоговики указывают в бланке ИНВ-15 свои меры наказания. Это, конечно же, штрафы.
Не стоит забывать об обязательном проставлении всех подписей на документах.
Во время инвентаризации выявляются как излишек, так и недостача средств. Все эти нарушения придётся отлаживать бухгалтерской службе предприятия (ИП). В приказе Минфина РФ 34-н от 29 июля 1998 (с изменениями и дополнениями, актуально в 2017 году) указано, как это правильно сделать.
По правилам бухучёта нарушения, выявленные при описи кассы, делятся на три вида.
Их приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.
"Современный бухучет", N 4, 2004
Требования к хранению наличных денежных средств в организациях установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка России 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
В соответствии с п.3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу. В связи с этим руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк (п.29 Порядка).
Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством к кассиру, а также требования по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.
Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Этим Постановлением утверждена также типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приведена в приложении к статье).
Согласно п.32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении).
Порядком ведения кассовых операций установлено, что:
Согласно п.31 Порядка ведения кассовых операций перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.
Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.
В Приложении N 3 к Порядку ведения кассовых операций приведены Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий. Согласно п.3 указанных Требований для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
С целью обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке организации должны следовать Рекомендациям, приведенным в Приложении N 2 к Порядку ведения кассовых операций.
Согласно указанным Рекомендациям руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и в случае необходимости - транспортное средство.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
В определенной степени обеспечению сохранности денежных средств способствует действующий порядок документального оформления движения денежной наличности. Пунктом 22 Порядка ведения кассовых операций установлено, что все поступления и выдачи наличных денег в обязательном порядке учитываются кассиром в кассовой книге сразу же после совершения операции. Причем каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Правильность ведения кассовой книги контролируется главным бухгалтером организации.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.
Выдача денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги. Согласно п.27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Согласно п.38 Порядка ведения кассовых операций учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при осуществлении документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками.
Техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяется органами внутренних дел в пределах их компетенции.
Согласно п.39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за соблюдение указанного Порядка возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
В соответствии со ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Приложение
именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.
а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;
б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;
в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;
г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.
а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;
б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;
в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.
К.И.Ковалев
Консультант журнала
"Современный бухучет"
Касса организации предназначена для хранения, выдачи и получения наличных денежных средств и денежных документов.
Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Центральным Банком РФ от 12.10.2011 г. № 373-П.
Согласно Положению мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств в кассе определяются юридическим лицом.
Организации в кассе могут иметь наличные деньги в пределах лимитов, установленных организациями самостоятельно. Величина лимита рассчитывается по специальной формуле и зависит от объемов поступления выручки, расчетного периода, а также периода времени между днями сдачи наличных в банк (этот период не должен превышать семи рабочих дней). Об установленном лимите следует издать распорядительный документ (приказ, распоряжение).
Все денежные средства сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов допускается в период выплаты заработной платы (в течение пяти рабочих дней) и в выходные (праздничные) дни, если в эти дни организация осуществляет кассовые операции.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе, с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
Прием наличных денег в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам, которые подписывают главный бухгалтер и кассир. Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию, работы и услуги от покупателей, от подотчетных лиц, из банка и прочих дебиторов.
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Расходные кассовые ордера должны имеет подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира. Из кассы организации производится выплата заработной платы, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплата услуг наличными.
Расчеты наличными денежными средствами ограничиваются ЦБ РФ суммой в 100 000 руб. по одному договору.
Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все поступления и выдачи наличных денег из кассы организации кассир регистрирует в кассовой книге. Каждая организация ведет лишь одну кассовую книгу в двух экземплярах под копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому кассовому ордеру по мере совершения операций. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги совершенных операций, выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй экземпляр листа кассовой книги вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги», «Отчет кассира», содержание которых соответствует кассовой книги. В этом случае листы кассовой книги нумеруются автоматически и выводятся на печать.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный счет 50 «Касса».
Бухгалтерские записи по учету движения денежных средств в кассе организации представлены в табл. 5.2.
Таблица 5.2
Операции по учету движения денежных средств в кассе
Дебет счета |
Кредит счета |
Оценка, руб. |
||
Отражены суммы наличных денежных средств, поступивших в кассу |
Сумма поступления |
|||
Отражено поступление наличных денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения задолженности |
Сумма задолженности |
|||
Отражено поступление кредита (займа) в кассу организации |
Сумма кредита |
|||
Отражен возврат работниками организации в кассу неизрасходованных сумм ранее выданных им под отчет |
Сумма долга |
|||
Сданы денежные средства из кассы организации на расчетный счет |
Сумма зачисления |
|||
Отражена выдача наличных денежных средств в счет погашения задолженности |
Сумма задолженности |
|||
Отражена выдача заработной платы работникам организации |
Сумма задолженности |
|||
Отражена выдача наличных денежных средств под отчет |
Сумма предстоящих расходов |
Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»